Tips Efektif Bertelepon Bisnis
Komunikasi terjadi bila ada pembicara dan pendengar. Pembicara bertugas berbicara dengan sopan dan jelas, pendengar bertugas mendengarkan lalu memberi respon. Sangat sederhana. Namun herannya, betapa mudah semuanya menjadi kacau. Kuncinya adalah pada penggunaanya. Berikut ini aturan dasar bertelepon yang baik, agar terjadi komunikasi yang efektif antara dua pihak:
1. Rencanakan Dengan Baik. Sebelum menelpon, atur rencana Anda. Ingat kembali topik yang akan Anda bicarakan, bila perlu catat. Lebih baik merencanakan dengan matang, daripada harus berulang kali menelepon
2. Salam. Saat menelpon seseorang berikan ucapan “Selamat..” sesuai waktu saat itu, lalu perkenalkan diri Anda. Sebutkan nama dan perusahaan Anda dan tanyakan orang yang akan hubungi. Bila person yang Anda tuju telah berada di ujung telepon, sebutkan maksud Anda. Berikan pula estimasi waktu yang dibutuhkan untuk membicarakan masalah. Untuk sistem telepon tanpa extension tersendiri, ulangi penyebutan nama dan perusahaan Anda, sebelum menjelaskan maksud Anda. Dengan langkah ini Anda telah ‘melempar bola’ pada orang yang Anda hubungi dan Anda tinggal menerima respon balik. Bila person yang akan Anda hubungi tidak berada di tempat, tinggalkan pesan pendek, nama dan perusahaan Anda, nomor telepon serta waktu untuk menghubungi Anda
3. Akhiri Dengan Ramah. Apabila pembicaraan telah selesai, segera akhiri dengan ramah dan ucapkan terima kasih. Telepon bisnis bukanlah telepon ramah tamah sosial antar teman. Anda tidak perlu menyeret pembicaraan di luar bisnis – terkecuali Anda telah mengenal dekat lawan bicara Anda, Anda dapat menyampaikan pertanyaan personal, itupun harus Anda batasi hanya dengan “Apa Kabar..?”
4. Latih Kesabaran. Latih kesabaran Anda untuk mendengarkan orang lain menyelesaikan kalimatnya.
5. Berhati-hati. Anda harus berhati-hati agar tidak membuat kesalahan, seperti : bersin, batuk, menghembuskan nafas hidung – bahkan mendengus – terlalu kencang pada corong telepon. Hindari makan atau minum ketika bertelepon
Posted by Aneka Tips
on 23.39. Filed under